Guter E-Mail-Stil

Heutzutage ist schriftlicher Stil in E-Mails ebenso wichtig wie eine angemessene Sprechweise oder standardisierte Floskeln und Höflichkeiten in Briefen. E-Mails sind trotz Short Messaging wie per SMS, WhatsApp oder Facebook weiterhin die bedeutenste digitale Kommunikationsmöglichkeit.
Das ist auch der Grund, weshalb ein guter E-Mail-Stil so enorm wichtig ist: Wir werden von E-Mails regelrecht bombardiert, auch wenn man den Spam nicht einmal mit einberechnet. Daher sollten wir uns und unseren Kommunikationspartnern die Sache erleichtern, indem wir einen guten, effizienten und dennoch freundlichen Umgang und Stil pflegen.

Der Erstkontakt

Sollte man derjenige sein, der eine E-Mail versendet, sind bereits einige Dinge sehr wichtig:

Betreff

Der Betreff ist das erste, was der Empfänger erhält und auch das, an was er sich bei weiterer Kommunikation erinnert.
Betreffe wie „Echt wichtig!„, „Das könnte dich interessieren„, „:-)“ oder „Es geht um die Webseite http://example.com zu der ich dich was fragen muss“ sind entweder nicht informativ genug, zu kurz oder zu lang. Betreffe sollten das Thema präzise in nicht mehr als 5 Wörtern zusammenfassen, etwa „Fehlerhaftes Bild in Thunderbird-Artikel„.

Adressierung

Das ganze E-Mail-System ist sehr einfach aufgebaut und viele Funktionen machen die Kommunikation sehr strukturiert, ganz im Vergleich zu neueren Plattformen wie Facebook. Man könnte hier sehr in die Tiefe gehen und spezielle Methoden wie CC oder BCC erwähnen, aber für diese sehr grundlegende Anleitung reicht eines: Man kann in das „An:“-Feld mehrere Empfänger schreiben und muss seine einmal abgesendete E-Mail nicht mehrfach schreiben oder immer wieder weiterleiten. Das macht es für Empfänger gut sichtbar, an wen die Mail sonst noch so ging, und für den Sender gibt es ein Plus an Übersichtlichkeit und Transparenz, vor allem im Nachhinein.

Format

Viele E-Mail-Clients bieten an, E-Mails in HTML zu verfassen. HTML ermöglicht erweiterte Formatierungen, Fettschreiben, das Einbinden von Bildern und so weiter. Trotzdem ist es ratsam, nur Reintext (auch als Plaintext bezeichnet) zu verwenden, und zwar aus folgenden Gründen:

  1. In den meisten Fällen wird es nicht benötigt: Man kann auch in Reintext-E-Mails problemlos formatieren: *fett*, /kursiv/ oder _unterstrichen_ ermöglichen Hervorhebungen. Listen lassen sich ganz normal per 1., a.) oder Spiegelstrichen machen
  2. Bilder in E-Mails werden bei vielen Clients nicht angezeigt oder landen gar im Spamordner. Bilder sollten immer einfach nur angehängt werden
  3. Leute, die sehr viel E-Mails bekommen, schätzen es sehr, dass Reintext-E-Mails weniger Festplattenplatz benötigen als HTML-E-Mails
  4. Reintext-E-Mails sehen auf jedem Gerät gleich aus. Egal ob auf dem Smartphone oder auf einem 28-Zoll-Monitor: Diese E-Mails sind immer gut zu lesen und auch Menschen mit Behinderungen können diese durch Screenreader oder andere Hilfsmittel einwandfrei lesen.
Umbruch

Wenn wie empfohlen Reintext verwendet wird, empfiehlt sich auch, dass man einen automatischen Umbruch aktiviert. Das bedeutet, dass nach 70-80 Zeichen automatisch eine neue Zeile begonnen wird.
Dadurch wird verhindert, dass Leute mit sehr breiten Bildschirmen elends lange Zeilen haben, was den Lesefluss erschwert.

Stil

Sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber leider sieht man viel zu oft E-Mails mit grauenhafter Rechtschreibung, Zeichensetzung oder Formatierung. Ob man nun „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder einfach nur „Guten Tag“ schreibt, das sollte man selbst je nach Situation entscheiden können, aber Rechtschreibung ist im privaten wie geschäftlichen Bereich immer von Wichtigkeit. Auch sollten die Grundprinzipien der Zeichensetzung tief verankert sein, etwa dass nach jedem Satzzeichen (Punkt, Komma, Semikolon, Ausrufe-/Fragezeichen) eine Leerstelle kommt. Des Weiteren empfiehlt es sich, in regelmäßigen Abständen neue Absätze zu machen, um den Text übersichtlich zu halten.

Antworten

Hat man eine neue E-Mail bekommen und möchte diese beantworten, gibt es auch wieder einige Dinge, die man beachten sollte, um seine Informationen möglichst leicht und übersichtlich unterzubringen und es dem entfernten Gegenüber leicht zu machen.
Prinzipiell sollte man immer auf „Antworten“ in seinem Mailprogramm drücken und nicht etwa eine neue E-Mail mit neuem Betreff verfassen.

Betreff

Beim Antworten gibt es in puncto Betreff nur zwei Regeln:

  1. Betreff nicht verändern, wenn das Thema weiterhin dasselbe ist
  2. Wenn sich das Thema ändert oder man noch etwas ganz anderes nachfragen will, sollte man dafür eine ganz neue E-Mail mit separatem Begriff verfassen. So ist nach einigen Monaten immer noch ersichtlich, dass es in einer Unterhaltung mit dem Thema „Meine neue Hose“ nicht um politische Diskussionen geht.
Zitierung

Ganz wichtig bei längeren Unterhaltungen ist der richtige Zitierstil. Wenn wir mit Leuten reden, sind wir gewöhnt, meist immer unmittelbar auf ein Thema antworten zu können, womit dem Gegenüber klar wird, auf was wir anspielen. In E-Mails ist das meist nicht so einfach. Hier sollte man darauf achten, dass man den sogenannten Inlinequote benutzt und kein TOFU (Text oben, Fullquote unten). Zwei aus der Wikipedia abgeleitete Beispiele, die das verdeutlichen:

Wenn man diese Mail nach einigen Tagen öffnet, fragt man sich zurecht, was denn nun ein Bierkrug mit einer falschen Behauptung zu tun hat. Besser ist dabei der bereits erwähnte Inlinequote („Zitat zwischen den Zeilen“):

Das macht Unterhaltungen wesentlich übersichtlicher.

Antwort-Knopf

Wie schon im ersten Abschnitt erwähnt, kann man Mails an mehrere Empfänger schreiben. Wenn man also auf eine Mail antwortet, die an mehrere Leute adressiert wurde, sollte man seine Antwort in den meisten Fällen auch an alle schreiben. Die meisten E-Mail-Programme bieten dafür einen „Allen antworten“-Knopf, der automatisch alle Empfänger und den ursprünglichen Sender einbindet. Das spart Zeit und Nerven und ist nur sinnvoll, damit etwa Fragen des ursprünglichen Senders nur ein mal beantwortet werden müssen bzw. aufeinander eingegangen werden kann – so wie im echten Leben.

Weiterleitungen

Auch Weiterleitungen sind ein wichtiger Bestandteil des E-Mail-Systems. Bekommt man etwa eine Einladung zu einem Vortrag o.ä. und möchte einem Bekannten dies auch mitteilen, so leitet man ihm am besten die gesamte Einladungs-Mail weiter, damit er ebenfalls über alle Informationen verfügt. Die meisten E-Mail-Programme bieten diese Funktion an.

Jedoch sollte man darauf achten, es dem Empfänger so einfach wie möglich zu machen. Einfach nur Weiterleiten ist nicht gern gesehen, man sollte auch eine grobe Zusammenfassung hinzufügen, um was es denn überhaupt geht. In dem konkreten Beispiel sollte man also vorweg schreiben:

Fazit

Mit diesen sehr grundlegenden Grundregeln macht man sich selbst und anderen E-Mailen sehr viel einfacher und angenehmer. E-Mails sind nämlich eine hervorragende Möglichkeit des Austausches und sind nicht ohne Grund das immer noch am meisten genutzte Medium zur Kommunikation über das Internet. Und dabei haben wir hier nur an der Oberfläche gekratzt: Mailing-Listen, Alias-Adressen, Mailfilter oder Templateblöcke können es gerade für Vielschreiber noch entspannter und effektiver machen. Doch befolgt man alleine schon die grundlegenden Hinweise der letzten Absätze, die bereits nach kurzer Übung im Blut sind, macht man sich im privaten oder geschäftlichen E-Mail-Verkehr viel Freude und Freunde.

Habe ich eine ganz wichtige Regel vergessen oder bin ich viel zu streng und konservativ? Ich freue mich über Kommentare und Verbesserungsvorschläge!

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